Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 1 september 2026

OpenYourHotel respecteert uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een gesprek inplant of met ons samenwerkt.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Ingmar Sloothaak, handelend onder de naam OpenYourHotel, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Geregistreerd bedrijfsadres: Kuipersstraat 147 A8, 1073 ER Amsterdam, Nederland
Kamer van Koophandel (KvK): 53129148
E-mail: info@openyourhotel.nl
Telefoon: +31 (0)20 793 38 43
Website: https://www.openyourhotel.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de manier waarop u contact met ons heeft, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Uw naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens.

  • Informatie die u verstrekt via een contactformulier, e-mail, telefoongesprek of afspraakboeking.

  • Gegevens over afspraken, correspondentie en relevante notities over uw aanvraag of opdracht.

  • Contract-, facturatie- en betalingsgegevens.

  • Technische gegevens, zoals uw IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s, tijdstippen en beveiligingslogbestanden.

  • Cookievoorkeuren en, wanneer daarvoor de vereiste toestemming is verkregen, gegevens over het gebruik van de website.

Wij ontvangen gegevens doorgaans rechtstreeks van u. Zakelijke contactgegevens kunnen ook afkomstig zijn van uw organisatie, een professionele introductie of openbaar beschikbare professionele bronnen. Wanneer dit wettelijk vereist is, informeren wij u bij het eerste contact over de herkomst van deze gegevens.

Vermeld in een algemene aanvraag bij voorkeur geen bijzondere persoonsgegevens of herleidbare gegevens van gasten of medewerkers. Wanneer dergelijke informatie voor een opdracht noodzakelijk is, spreken wij hiervoor afzonderlijk een passende en veilige werkwijze af.

3. Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de daarbij genoemde rechtsgronden.

Beantwoorden van aanvragen en organiseren van kennismakingsgesprekken
Rechtsgrond: het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst wanneer u de mogelijke contractspartij bent. In andere gevallen baseren wij ons op ons gerechtvaardigde belang om zakelijke aanvragen te beantwoorden.

Opstellen van voorstellen, leveren van diensten en onderhouden van zakelijke relaties
Rechtsgrond: de uitvoering van onze overeenkomst met u of ons gerechtvaardigde belang bij het beheren van een opdracht met uw organisatie.

Facturatie, administratie en belastingverplichtingen
Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Beveiligen van de website, voorkomen van misbruik en behandelen van geschillen
Rechtsgrond: ons gerechtvaardigde belang bij de bescherming van onze onderneming, website en juridische rechten.

Optionele analyse- of marketingtracking
Rechtsgrond: uw toestemming.

Verzenden van optionele promotionele e-mailupdates
Rechtsgrond: uw toestemming, tenzij een specifieke wettelijke uitzondering dit toestaat. U kunt zich op ieder moment afmelden.

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij of dit belang zwaarder weegt dan uw rechten en vrijheden. U kunt tegen deze verwerking bezwaar maken zoals hieronder beschreven.

Het verstrekken van contactgegevens is niet wettelijk verplicht. Zonder relevante gegevens kunnen wij uw aanvraag mogelijk niet beantwoorden, geen afspraak inplannen of onze diensten niet leveren. Velden die in een formulier als verplicht zijn gemarkeerd, zijn noodzakelijk om het betreffende verzoek te kunnen behandelen.

Het versturen van een aanvraag betekent niet dat u automatisch wordt aangemeld voor promotionele communicatie.

4. Wie ontvangt uw gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden. Dit kan onder meer gebeuren met:

  • Squarespace voor websitehosting en relevante websitefunctionaliteiten.

  • Google voor e-mail, zakelijke samenwerking en het inplannen van afspraken, voor zover hiervan gebruik wordt gemaakt.

  • IT- en administratieve dienstverleners die onze onderneming ondersteunen.

  • Accountants, professionele adviseurs, verzekeraars en betalingsdienstverleners, voor zover relevant.

  • Overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn gebonden aan passende afspraken over verwerking en vertrouwelijkheid. Sommige ontvangers, zoals professionele adviseurs of externe platforms, kunnen voor hun eigen verwerkingsactiviteiten optreden als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

5. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, maken wij gebruik van een wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Waar nodig worden aanvullende waarborgen toegepast.

[NOG INVULLEN VOOR PUBLICATIE: benoem de bevestigde dienstverleners en relevante landen van bestemming en vermeld welk doorgiftemechanisme per dienstverlener wordt gebruikt. Controleer of voor de betreffende gecertificeerde entiteit en dienstverlening gebruik wordt gemaakt van het EU–US Data Privacy Framework.]

U kunt contact met ons opnemen voor informatie over de toepasselijke waarborgen of om een kopie daarvan aan te vragen. Vertrouwelijke informatie kan daarbij waar nodig worden afgeschermd.

6. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

  • Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: doorgaans maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact.

  • Correspondentie met opdrachtgevers en projectdossiers: gedurende de opdracht en daarna uitsluitend zolang dit noodzakelijk is voor overeengekomen opvolging, wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Wij beoordelen deze dossiers periodiek en verwijderen informatie die niet langer nodig is.

  • Administratieve en fiscale gegevens: doorgaans zeven jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

  • Contactgegevens voor promotionele communicatie: totdat u zich afmeldt of de informatie niet langer relevant is. Wij kunnen minimale gegevens bewaren om uw afmelding te respecteren.

  • Cookievoorkeuren en bijbehorende identificatoren: overeenkomstig de bewaartermijnen in onze cookie-informatie.

  • Beveiligingslogbestanden: gedurende een termijn die in verhouding staat tot de beveiligingsbehoefte. Langere bewaring vindt alleen plaats wanneer dit noodzakelijk is voor het onderzoeken van een specifiek incident.

Gegevens die nodig zijn voor een lopend geschil of een wettelijke verplichting kunnen langer worden bewaard. Bewaartermijnen gelden voor de betreffende documenten en dossiers en niet automatisch voor ieder afzonderlijk persoonsgegeven binnen een project.

7. Uw rechten

Onder de toepasselijke wettelijke voorwaarden kunt u verzoeken om:

  • Inzage in uw persoonsgegevens.

  • Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.

  • Verwijdering van uw persoonsgegevens.

  • Beperking van de verwerking.

  • Overdracht van uw gegevens.

  • Bezwaar tegen verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

U kunt op ieder moment bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Stuur uw verzoek naar ingmar@openyourhotel.nl. Wij kunnen u om evenredige aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand. Wanneer de wet een verlenging van maximaal twee maanden toestaat, informeren wij u binnen de eerste maand over de reden daarvan.

U kunt een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. U kunt ook contact opnemen met de bevoegde toezichthouder in het EER-land waar u woont of werkt. U bent niet verplicht eerst contact met ons op te nemen.

8. Beveiliging en geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Daarbij houden wij rekening met de aard van de informatie en de risico’s van de verwerking. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen.

Wij maken geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanzienlijke mate treft.

9. Opdrachtgeversgegevens, cookies en externe diensten

Wanneer wij tijdens een opdracht persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een opdrachtgever verwerken, blijft de opdrachtgever doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke. De toepasselijke verwerkersovereenkomst en de privacy-informatie van de opdrachtgever zijn dan bepalend voor deze verwerking. Deze privacyverklaring vervangt die afspraken niet.

Onze Cookie-instellingen geven informatie over de cookies op onze website en de keuzes die u daarbij heeft. Wanneer u een externe link volgt, waaronder een link voor het boeken van een afspraak of naar een socialmediaplatform, is ook de privacyverklaring van de betreffende externe aanbieder van toepassing.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen naar aanleiding van wijzigingen in onze dienstverlening, verwerkingsactiviteiten of wettelijke verplichtingen. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Wanneer dit wettelijk vereist is, informeren wij u aanvullend over belangrijke wijzigingen.